Conheça as soluções GED para Logística

Com uma boa gestão de documentos é possível evitar excesso de informações desconcentradas, perdas e danos irreversíveis que podem acarretar sérios problemas para as empresas, principalmente se tratando de logística, que exige atenção pelo fato envolver documentos importantes, como contratos de prestação de serviços, comprovantes de notas fiscais e entre outros.

Por isso, neste artigo vamos focar na organização desses documentos para que a sua empresa não sofra consequências com perdas de informações e nem gastos excessivos com cópias e impressões.

Por isso, neste artigo vamos focar na organização de documentos para evitar gastos e problemas para a sua empresa, bem como soluções que o software GED proporciona para tornar essa tarefa mais fácil e produtiva.

O que é Logística?

Podemos definir logística como o processo de planejar, executar e controlar de forma eficiente o transporte, a movimentação e o armazenamento de produtos dentro e fora das empresas.

Conforme a empresa cresce e se desenvolve, é normal que os desafios comecem a aparecer e entre eles estão alguns questionamentos sobre como produzir mais em menos tempo, como ter mais produtividade e dinamismo e entre outros.

Quem realmente vive o seu negócio entende que encontrar maneiras de otimizar processos, é fundamental para continuar se posicionando bem no mercado.

E se tratando disso, não podemos desconsiderar a importância do software GED, já que ele é capaz de impedir que a empresa gaste dinheiro e perca tempo com processos desnecessários.

Entenda quais critérios são importantes para organizar e guardar seus documentos

O primeiro passo é segmentar todos os contratos de logística com base nos critérios definidos, você pode, também, fazer isso por ordem de importância, data, departamentos ou ainda, dividir os contratos de acordo com as atividades relacionadas, como transporte.

Além disso, é importante guardar os documentos em ambientes adequados, já que se forem armazenados em escritórios, por exemplo, podem sofrer danos com a umidade e até mesmo, com a iluminação que é diferente das exigidas num local de guarda física.

E também, manter um registro dos contratos em um sistema para facilitar a busca pelos documentos depois de serem armazenados. Caso você opte pela guarda física, existe uma tecnologia chamada PWA que diz em qual prateleira está o documento solicitado.

Você pode, inclusive, ter acesso aos documentos dentro do software GED, pois, depois que todos os papéis são digitalizados, eles são indexados no sistema no qual é possível ter acesso a qualquer momento.

Seja criterioso no momento de escolher o local para a guarda dos documentos

É importante saber escolher qual local seus documentos serão armazenados, uma vez que a perda de algum deles podem acarretar sérios problemas não só para sua empresa, como também aos fornecedores e demais envolvidos.

Por isso, análise se a empresa que vai disponibilizar esse serviço para você possui os seguintes critérios:

• Limpo e organizado;
• Climatização adequada;
• Iluminação;
• Portas com senhas;
• Câmeras de segurança;
• Sistema anti-incêndio.

Fique atento aos prazos de guarda dos contratos

Existem períodos definidos em que os documentos podem ser guardados e em seguida descartados, contudo, alguns possuem validade permanente, o que requer que você preste atenção na tabela de temporalidade.

Tenha acesso às informações através do software GED

Além de você guardar seus documentos em um ambiente adequado e seguro, é importante tê-los em um sistema totalmente web, no qual é possível acessá-los a qualquer momento e compartilhar as informações com outras pessoas.

O gerenciamento eletrônico de documentos permite que você tenha acesso a todos eles sem precisar se deslocar, isso influência na economia de tempo e dinheiro, uma vez que não é necessário gastar em cópias, impressões e restauração.

Por isso, confira alguns dos principais benefícios que o GED:

1. Gestão de Contratos

O sistema permite que você gerencie seus contratos e aditivos, além de extrair informações relevantes dos documentos e saber a validade dos contratos.

2. Transporte de Malotes

Caso a sua empresa ou terceiros precisem ter acesso a determinados documentos, não será necessário fazer a transportação dos mesmos, pelo contrário, com o software GED é possível disponibilizar todas as informações para os envolvidos.

3. Segurança

Manter a segurança e sigilo das informações contidas em documentos é fundamental para as empresas, por isso que para acessar o sistema é necessário ter um login e senha, sem contar que também é possível saber quem e em que momento as informações foram conferidas.

4. Documentos eletrônicos

A função da Digitalização é converter um documento em papel para um formato digital, mas eles também podem “nascer” eletrônico. Por isso é necessário ter um local para guardá-los e acessá-los quando for preciso. Dentro do sistema GED, existem diversas opções para que eles sejam segmentados e organizados a fim de proporcionar agilidade e aumentar a produtividade dos colaboradores.

5. Disponibilização dos comprovantes de entrega assinados pelo recebedor

Com o sistema é possível guardar todos os comprovantes e consultá-los, seja por parte dos clientes ou ainda para o próprio controle da empresa.

6. Redução de erros Operacionais

Caso existir alguma dúvida sobre os serviços prestados foram executados de acordo com os padrões estabelecidos pela empresa, basta conferir o documento original ou ainda, as informações sobre quem e em que momento eles foram acessados para saber se de fato foram tidos como referências para as ações.

7. Documentação de Colaboradores

É importante a empresa ter acesso aos dados e documentos dos seus colaboradores e a vantagem da digitalização é justamente permitir que isso seja feito de um jeito fácil, rápido, controlado e auditado.

8. Processos bem definidos

Se já percebeu que os documentos digitalizados proporcionam um ambiente mais seguro para a empresa e funcionários, então está prestes a tornar o seu negócio mais produtivo e rentável.

Isso porque o maior desafio das empresas é manter a organização e danismo, uma vez que existem tarefas que exigem dedicação dos funcionários sem realmente ser necessário.

Quanto mais esses processos forem otimizados, melhor para que o foco esteja em desenvolver estratégias que tragam resultados.

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