Gestão de qualidade é literalmente o ato de supervisionar diferentes atividades e tarefas dentro de uma organização para garantir que os produtos e serviços oferecidos, bem como os processos para alcançá-los, sejam estruturados e consistentes.

Um dos conceitos mais importantes para os negócios atuais é a gestão de qualidade. Tal importância se dá pelo motivo de que todos os serviços e produtos precisam ser fiscalizados, desde sua fabricação até a distribuição final. Os problemas causados pela má gestão ocasionam em grandes prejuízos.

A gestão de qualidade nas empresas é vital para garantir consistência em seus processos, bem como em seus produtos e serviços. Nos negócios, a satisfação do cliente é fundamental. Como a principal preocupação de um cliente é a qualidade dos produtos ou serviços que ele compra, o principal objetivo do fornecedor deve sempre ser garantir que o que ele produz seja de qualidade consistente.

A gestão de qualidade é essencial para garantir a satisfação do cliente, acompanhe a leitura e saiba mais sobre como otimizar a gestão da sua empresa.

A Gestão de Qualidade consiste em quatro componentes:

• Planejamento da Qualidade – O processo de identificação dos padrões de qualidade relevantes ao projeto e para a decisão de como cumpri-los.
• Melhoria da Qualidade – A mudança proposital de um processo para melhorar a confiança no resultado.
• Controle de Qualidade – O esforço constante para manter a integridade e a segurança de um processo na obtenção de um resultado.
• Garantia de Qualidade – Ações planejadas e necessárias para oferecer confiabilidade suficiente para que um determinado serviço ou produto atenda aos requisitos especificados.

Qual o foco da Gestão de Qualidade?

O objetivo da gestão de qualidade é garantir que todas as partes interessadas da organização trabalhem em conjunto para otimizar os processos, produtos, serviços e o ambiente da empresa, a fim de alcançar o sucesso decorrente da satisfação do cliente.

O processo envolve algumas diretrizes que são desenvolvidas por uma equipe para garantir que os padrões estejam corretos ou adequados ao objetivo.

• O processo começa quando a organização estabelece metas de qualidade a serem cumpridas e acordadas com o cliente.

• A organização define como as metas serão medidas. Em seguida, ele executa as ações necessárias para medir a qualidade. Eles então identificam quaisquer problemas de qualidade que surjam e iniciam melhorias.

• A etapa final envolve relatar o nível geral da qualidade alcançada.

• O processo garante que os produtos e serviços produzidos pela equipe correspondam às expectativas dos clientes.

Princípios da Gestão de Qualidade

Existem alguns princípios que o Padrão Internacional para Gestão de Qualidade adota. Esses componentes são usados ​​pela gerência para orientar os processos de uma organização em direção a um melhor desempenho. Eles incluem:

1. Foco no Cliente

O principal foco de qualquer organização, deve ser atender e se possível superar as expectativas e necessidades dos clientes. Quando uma empresa é capaz de compreender as necessidades atuais e futuras dos consumidores e com isso atendê-las, o resultado é a lealdade do cliente, o que gera o aumento da receita. Quando os processos de negócios são mais eficientes, a qualidade é mais alta e mais clientes podem sair satisfeitos, esse é o primeiro passo para uma boa gestão de qualidade.

2. Liderança

Uma boa liderança resulta no sucesso de uma organização, essa persona precisa ser referência e estabelecer uma união e um propósito, entre a força de trabalho e os investidores. Criar uma cultura de empresa próspera resulta em um ambiente interno que permite que os funcionários utilizem todo seu potencial e se envolvam ativamente na conclusão de seus objetivos. Os líderes devem envolver os funcionários para definir metas e objetivos, isso motiva os funcionários, que podem melhorar significativamente sua produtividade.

3. Engajamento de Pessoas

O envolvimento dos funcionários é outro princípio fundamental para uma gestão de qualidade. A gerência envolve uma equipe na criação e entrega do produto, seja em período integral, meio período, terceirizado ou interno. Uma organização deve incentivar os funcionários a melhorar constantemente suas habilidades e manter a consistência. Esse princípio também envolve preparar e capacitar os funcionários, envolvendo-os na tomada de decisões e reconhecendo suas metas atingidas. Quando as pessoas são valorizadas, elas trabalham com o seu melhor potencial, isso aumenta sua confiança motivacional, um funcionário totalmente envolvido se sente capacitado e responsável ​​por suas ações.

4. Abordagem de processo

O desempenho de uma empresa segue de acordo com o princípio da abordagem de cada processo. A abordagem compreende que bons processos resultam em uma consistência e solidez das tarefas, atividades mais rápidas, custos reduzidos, remoção de obstáculos e melhoria contínua. Uma empresa é acima da média quando os líderes podem gerenciar e controlar as entradas e as saídas de uma organização, bem como os processos usados ​​para produzir as saídas, assim a gestão de qualidade é observada de perto e se preciso modificada para melhor atender o cliente.

5. Melhoria Contínua

Toda organização deve ter o objetivo de sempre se envolver ativamente na melhoria contínua, as empresas que otimizam constantemente seus processos, estão experimentando melhor cada desempenho, ainda conseguem flexibilizar as atividades e tem maior capacidade de adotar novas oportunidades. As empresas devem ter capacidade de criar processos se adaptar às novas situações do mercado.

6. Tomada de decisão baseada em evidências

As empresas devem adotar uma abordagem baseada em fatos para tomar decisões, as instituições que decidem agir com base em dados analisados e validados, ​​têm uma melhor compreensão do mercado. Eles são capazes de executar tarefas que produzem os resultados desejados e até justificam suas decisões tomadas. A decisão baseada nos dados é vital para ajudar a entender as relações de causa e efeito de diferentes atividades e até mesmo explicar possíveis resultados e consequências não planejados.

7. Gestão de Relacionamento

Para uma boa gestão de qualidade é necessária uma boa gestão de relacionamento, que consiste em criar relações de troca benéficas com fornecedores e varejistas. Diferentes partes interessadas podem impactar o desempenho da empresa que deve gerenciar bem o processo da cadeia de suprimentos e promover o relacionamento entre a organização e seus fornecedores, a fim de otimizar seu impacto no desempenho da empresa. Quando uma organização gerencia bem seu relacionamento com as partes interessadas, é bem provável que obtenha uma colaboração comercial sustentada.

Benefícios da Gestão de Qualidade

• Ajuda uma empresa a obter maior consistência nas tarefas e atividades envolvidas na produção de produtos e serviços.

• Aumenta a eficiência nos processos, reduz o desperdício e melhora o uso de tempo e outros recursos.

• Ajuda a melhorar a satisfação do cliente e colaboradores.

• Ele permite que as empresas comercializem seus negócios efetivamente e explorem novos nichos de mercado.

• Facilita a integração de novos funcionários e ajuda as empresas a gerenciar o crescimento de maneira mais integrada.

• Permite que a empresa melhore continuamente seus produtos, processos e serviços, em um ciclo infinito, com cada vez mais possibilidades de negócios.

Software para uma Gestão de Qualidade

O GED é um software desenvolvido para controlar, armazenar, compartilhar e buscar documentos e as informações contidas neles. Dentro da ferramenta, é possível criar segmentações, como ordem de importância, por exemplo, o que é fundamental para uma gestão de qualidade. Além disso, os documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto e entre outros.

Lidar com a gestão de documentos está entre as principais dificuldades das empresas, e essa condição independe de porte ou segmento de atuação. De acordo com um estudo realizado pela Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos, colaboradores perdem até 2 (duas) horas por dia procurando documentos.

Por outro lado, as empresas que adotaram o GED conseguem disponibilizar os documentos em apenas alguns segundos. Sendo assim, instituições que desejam continuar crescendo de maneira constante e buscam uma gestão de qualidade avançada, devem investir na gestão de documentos.

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