Aprenda quais são as etapas para Digitalizar seus documentos

Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital. Este processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, com a visualização instantânea das imagens.

Além de otimizar o seu tempo e permitir que você tenha disponibilidade para focar em outras estratégias.

Neste artigo, iremos abordar este assunto em detalhes, para que você aprenda o que é digitalização de documentos, para quem é indicado, e quais são as suas funcionalidades e benefícios.

O que é Digitalização de Documentos

A digitalização ou gestão de documentos é um método que facilita o acesso aos documentos da sua empresa, pois além de saber onde eles estão armazenados, também estarão disponíveis em formato um digital.

O incrível, é que essa tecnologia permite que você consulte as informações de forma ágil, prática e eficiente. Além de deixar seus documentos organizados, seja por ordem de importância ou qualquer outra denominação que você desejar.

De modo simplificado, um gerenciador eletrônico de documentos garante a segurança dos arquivos digitais e proporciona muita agilidade na localização de qualquer documento, como por exemplo: contratos, fichas de cadastro e comprovantes de pagamentos.

Podemos definir a gestão de documentos sendo um conjunto de tecnologias que garante a segurança dos arquivos digitais e proporciona agilidade na localização dos mesmos.

Para quem é indicado?

Esse software é indicado para empresas que possuem fluxo de documentos e que precisam ser consultados e administrados de forma rápida e organizada. Veja abaixo alguns dos benefícios dessa gestão:

1.Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos;

2.Redução de tempo das atividades que requerem a análise;

3.Redução de custo com recuperação e duplicação;

4.Transformação do arquivo físico em digital;

5.Integração de dados ativos e históricos.

6.Domínio dos assuntos para mais agilidade na tomada de decisões;

7.Redução de custos com impressões;

8.Melhoria na gestão financeira;

9.Diminuição dos espaços destinados ao armazenamento de documentos;

10.Identificação de documentos obsoletos;

11.Rastreabilidade de acesso às informações.

Veja quais são as etapas para realizar a Digitalização

Além de permitir que a dinâmica das empresas seja transformada e gere maiores resultados, a digitalização de documentos é bem simples de ser feita. Confira quais são os processos necessários:

Preparação: Os documentos passam por um processo de preparação para que se tornem aptos à digitalização, bem como a higienização, retirada de grampos ou qualquer objeto que prejudique o acesso do documento ao scanner;

Digitalização: Em seguida são escaneados, tratados e indexados por lote de documentos, de acordo com as especificações determinadas pelo projeto;

Armazenamento: As imagens e dados são migrados para o Software GED, possibilitando o acesso aos documentos sempre que necessário.

Considerando todas as vantagens citadas, fica claro que a implantação de um software de gestão de documentos fará sua empresa ficar à frente da concorrência e assim continuar crescendo de modo contínuo.

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