O termo, organização de documentos, pode parecer simples. Porém, essa afirmação muda no momento em que um documento chave precisa ser encontrado para uma transação, e por um descuido, este documento foi arquivado na pasta errada.
A pergunta é: quanto tempo você irá levar para encontrar esse documento? Ou ainda, será que irá conseguir localizá-lo?
Organização de Documentos, para que serve?
A organização de documentos ou arquivos, é um serviço que visa acondicionar e categorizar seu acervo documental, através de um conjunto de instrumentos que promovem, eficientemente, o gerenciamento desses documentos.
Em consequência, o controle e rastreamento dos seus documentos será mais fácil e prático, garantindo que todos possuam um fluxo acessível e organizado.
Com a terceirização da Organização de Arquivos e Documentos, sua empresa irá otimizar o espaço físico e focar em outros projetos importantes, definidos pela empresa.
Outro ponto a ser considerado sobre este serviço, é que após a análise junto ao cliente, usando como base legal as definições da Tabela de Temporalidade, o gerenciamento do que deve ou não ser mantido fisicamente, contribui para a eficácia do processo de eliminação de arquivos inativos.
A terceirização da Organização de Documentos ou Arquivos traz muitos benefícios para seu negócio. Conheça os principais:
Padronização dos métodos de arquivamento: ao arquivar documentos de forma organizada, criam-se padrões eficientes para tipificação e catalogação da massa documental, abrangendo todos os departamentos de uma empresa.
Resposta imediata nas consultas aos documentos: isso é possível através da indexação, por uma chave principal e única, ao qual se vinculam todos os dados de identificação de um determinado documento. A localização e recuperação são imediatos.
Gestão do acervo físico: saiba quais documentos pertencem a um processo de negócio e certifique-se da existência deles em seu acervo. E, o mais importante, saiba quais documentos ainda não se encontram no seu acervo, antecipando e evitando, desta forma, possíveis riscos em auditorias ou fiscalizações.
Otimização do espaço físico: terceirize a organização do seu acervo, bem como a guarda do mesmo, e gere mais espaço físico para atividades produtivas do seu “core business”, além de contribuir para a correta distribuição, armazenagem e organização física de seu acervo.
Redução de custo da administração do acervo: dentre as tarefas inerentes à organização de documentos destaca-se a manutenção e preservação do arquivo físico. Utilizar mão de obra especializada na execução destas tarefas faz toda a diferença para a eficiência do serviço.