O termo, Digitalização de Documentos, pode parecer uma expressão muito simples. Embora tenhamos essa impressão, vale frisar que, ao manter seus documentos organizados, você evita que estes sejam guardados de maneira errada e até mesmo de perde-los.
Pense comigo, quanto tempo você leva para encontrar um documento? Ou ainda, será que sempre que alguém da sua empresa, precisa encontrar um arquivo, ele de fato é encontrado?
Digitalização de Documentos, para que serve?
A Organização de Documentos ou Arquivos, é um serviço que visa acondicionar e categorizar seu acervo documental, através de um conjunto de instrumentos que, promovem de forma eficiente, o gerenciamento desses documentos.
A utilização desses instrumentos, facilita o controle e rastreamento dos seus arquivos. Garantindo que todos sejam encontrados, e possuam um fluxo organizado e prático, para fins de auditorias e fiscalizações.
Com a terceirização da Organização de Arquivos e Documentos, é possível otimizar o espaço físico e investir, tempo e energia, em outros projetos definidos pela sua empresa.
Outro ponto a ser considerado sobre este serviço, é que após análise junto ao cliente, usando como base legal as definições da Tabela de Temporalidade, o gerenciamento do que deve ou não ser mantido fisicamente, contribui para a eficácia do processo de eliminação de arquivos inativos.
Listamos abaixo os benefícios mais significativos da terceirização do seu acervo documental, confira:
Padronização dos métodos de arquivamento: ao arquivar documentos organizadamente, criam-se padrões eficientes para tipificação e catalogação da massa documental abrangendo todos os departamentos de uma empresa.
Resposta imediata nas consultas aos documentos: através da indexação por uma chave principal e única, ao qual se vinculam todos os demais dados de identificação de um determinado documento, a localização e recuperação são imediatas.
Gestão do acervo físico: saiba quais documentos pertencem a um processo de negócio e certifique-se da existência deles em seu acervo. E, o mais importante, saiba quais documentos ainda não se encontram no seu acervo, antecipando e evitando, desta forma, possíveis riscos em auditorias ou fiscalizações.
Otimização do espaço físico: terceirize a organização do seu acervo, bem como a guarda do mesmo, e gere mais espaço físico para atividades produtivas do seu “core business”, além de contribuir para a correta distribuição, armazenagem e organização física de seu acervo.
Redução de custo da administração do acervo: dentre as tarefas inerentes à organização de documentos destaca-se a manutenção e preservação do arquivo físico. Utilizar mão de obra especializada na execução destas tarefas faz toda a diferença para a eficiência do serviço.