Manter um Arquivo de Documentos sob as condições adequadas para sua preservação e segurança, tem se tornado uma das decisões mais importantes para empresas em ascensão.
A solução está na terceirização do seu Arquivo de Documentos e com isso a otimização do espaço físico é imediata. Tanto em forma de investimento estrutural quanto aproveitamento deste espaço para atividades produtivas do seu “core business”.
O que é e para que serve o Serviço Arquivo de Documentos?
O serviço de Arquivo de Documentos, conhecido como arquivo morto, visa garantir que a administração de documentos escriturais, em forma de papel ou armazenados em mídias de dados, ambos em caixas, seja feita de maneira precisa e segura.
Além de prover total eficiência do serviço para o cliente, também protege os documentos e os torna acessíveis para revisão e alterações quando necessário.
À medida que os papéis vão se desgastando e envelhecendo, você provavelmente irá consulta-los com pouca frequência.
Levando isto em consideração, a Taugor pode ajudá-lo a determinar a otimização de seus custos com a transferência das caixas para um padrão de armazenagem diferente ou outro plano de serviços.
Para possibilitar práticas ideais de retenção, podemos designar a cada uma das caixas uma data fornecida pelo cliente, para avaliação de expurgo, que confirmaremos através de um serviço de notificação.
Em outras palavras, este serviço propõe às organizações a terceirização da gestão e custódia de documentos e arquivos inativos como forma de redução dos custos internos gerados pela administração destes arquivos.
Quais os benefícios da terceirização de Arquivo de Documentos para sua empresa?
Segurança e Preservação: qualquer que seja o seu motivo para terceirizar a guarda de seu arquivo de documento ou mídia de dados, quando confiado a uma empresa com estrutura ideal para este fim, a segurança e preservação do seu bem é totalmente garantida.
Mais espaço físico sem custos diretos para estrutura: para empresas que destinam boa parte do seu espaço para acervo de documentos, principalmente os de baixa frequência de acesso, este serviço é a solução para otimizar tal área que poderá ser destinada apenas às atividades com fins lucrativos.
Localização e recuperação imediatas: com as ferramentas e sistemas “web” para indexação de caixas e de seus conteúdos, a busca aos seus documentos leva apenas alguns segundos. Isso porque, junto ao código de identificação das caixas, estão vinculadas todas as informações de localização em nosso arquivo.