Quanto tempo é preciso para localizar um documento em sua empresa?
O termo organizar documentos parece ser muito simples, mas isso logo muda quando, por exemplo, se procura um documento chave para uma transação e por um descuido este foi arquivado em uma pasta incorreta. Quanto tempo você irá “perder” para localizar este documento? Ou, pior, será que você conseguirá localizá-lo?
O que é Organização de Arquivos e Documentos? E para que serve?
A Organização de Documentos ou Arquivos é um serviço que visa acondicionar e catalogar seu acervo documental através de um conjunto de instrumentos que promovem o eficiente gerenciamento destes documentos e arquivos como: tipificação dos arquivos e documentos, catalogação, tabela de temporalidade, organização em ordem cronológica e alfabética, tratamento e recuperação dos documentos físicos e armazenagem do acervo em suportes adequados como caixas-arquivo, pastas, estantes, mapotecas, fitotecas, etc.
O correto uso deste conjunto de instrumentos torna muito mais fácil e prático o controle e o rastreamento dos seus arquivos, garantindo que todos os documentos correspondentes a um fluxo de negócio estejam devidamente organizados e com fácil localização para fins de auditorias e fiscalizações.
Com a terceirização da Organização de Arquivos e Documentos sua empresa poderá otimizar o espaço físico, por hora destinado ao acervo documental, e direcioná-lo a atividades com fins lucrativos para seu negócio.
Outro ponto a ser considerado sobre este serviço é que após análise junto ao cliente, usando como base legal as definições da Tabela de Temporalidade, o gerenciamento do que deve ou não ser mantido fisicamente contribui para a eficácia do processo de eliminação de arquivos inativos.
A terceirização da Organização de Documentos ou Arquivos traz muitos benefícios para seu negócio. Conheça os principais:
Listamos abaixo os benefícios mais significativos da terceirização do seu acervo documental:
Padronização dos métodos de arquivamento: ao arquivar documentos organizadamente, criam-se padrões eficientes para tipificação e catalogação da massa documental abrangendo todos os departamentos de uma empresa.
Resposta imediata nas consultas aos documentos: através da indexação por uma chave principal e única, ao qual se vinculam todos os demais dados de identificação de um determinado documento, a localização e recuperação são imediatas.
Gestão do acervo físico: saiba quais documentos pertencem a um processo de negócio e certifique-se da existência deles em seu acervo. E, o mais importante, saiba quais documentos ainda não se encontram no seu acervo, antecipando e evitando, desta forma, possíveis riscos em auditorias ou fiscalizações.
Otimização do espaço físico: terceirize a organização do seu acervo, bem como a guarda do mesmo, e gere mais espaço físico para atividades produtivas do seu “core business”, além de contribuir para a correta distribuição, armazenagem e organização física de seu acervo.
Redução de custo da administração do acervo: dentre as tarefas inerentes à organização de documentos destaca-se a manutenção e preservação do arquivo físico. Utilizar mão de obra especializada na execução destas tarefas faz toda a diferença para a eficiência do serviço.