Serviço de GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos e Arquivos
Cópias desnecessárias, tempo para localização de informações, documentos perdidos, telefonemas e retrabalhos?
Automatize e aperfeiçoe o processo documental da sua empresa e mantenha o foco do “core business” no que realmente importa: Seu Negócio!
Com a Gestão Eletrônica de Documentos da Taugor Maceió AL é possível evitar dores de cabeça com fiscalizações, tornando o documento acessível a qualquer momento.
O que é, e para que serve o GED?
GED é um conjunto de tecnologias (hardwares e softwares específicos) que permite a gestão inteligente de qualquer documento ou arquivo de uma organização, originalmente eletrônicos ou convertidos à forma digital. Ainda podemos considerar que o GED é uma solução para organização e estruturação eletrônica de documentos que demandam busca e visualização constantes das informações neles armazenadas. Esses documentos podem ser das mais diversas origens tais como papel, arquivos de texto, planilhas eletrônicas, microfilme, imagem, CAD e etc.
No GED criam-se padrões de organização de documentos que são associados a índices para pesquisa e recuperação que permitem localizar rapidamente qualquer documento. Além dos índices de pesquisa normalmente utilizados como, data da criação, autor, versão, pasta de armazenamento, no GED podem ser adicionados inúmeros outros, como tipo de documento, departamento, nome que o fornecedor trata o documento e outros, facilitando a pesquisa para a localização. Com a Gestão Eletrônica de Documentos é possível restringir o tipo de acesso, oferecendo permissões diferenciadas para cada usuário num determinado documento. Pode-se definir usuários que apenas visualizam ou que podem, também, imprimir um documento.
Conheça alguns benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos – GED:
Com a implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos em sua empresa os benefícios são inúmeros. Listamos abaixo os benefícios mais significativos onde, considerando-se a particularidade de um negócio, torna-se perceptível e vantajoso sua implantação em praticamente todos os seus departamentos.
Precisão e rapidez na localização de documentos: com o sistema de organização e as ilimitadas possibilidades de indexação que o GED proporciona, a localização de documentos torna-se muito mais rápida e eficiente.
Redução de custos: com a redução de impressões e cópias desnecessárias, além de manter um ambiente mais organizado, os custos no investimento de insumos e no desgaste de hardware para esta finalidade serão reduzidos.
Mais espaço físico para seu negócio: com a Gestão Eletrônica de Documentos o espaço físico antes destinado ao armazenamento de papéis poderá ser utilizado em atividades produtivas que priorizem o “core business” de seu negócio.
Automatização de processos documentais: com a Gestão Eletrônica de Documentos você poderá focar em seu negócio, visto que o GED propicia respostas rápidas e precisas minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade.
Contribuir com o meio ambiente: A redução do fluxo de papel é uma ação sustentável, com isso sua organização automaticamente contribui com a preservação do meio ambiente. Experimente a vantagem competitiva sustentável desta ação!
E ainda podemos citar outros benefícios do Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED:
- Fator diferencial competitivo.
- Absoluto controle dos processos de negócio.
- Diminuição no tempo de tramitação dos documentos.
- Eliminação dos riscos de extravios de documentos.
- Possibilidade de um mesmo documento ser examinado, simultaneamente, por várias pessoas e até mesmo diversos departamentos.