Manter um arquivo inativo (ou arquivo morto) sob as condições adequadas para sua preservação e segurança tem se tornado uma das decisões mais fundamentais para empresas em ascensão. A solução está na terceirização do seu Arquivo de Documentos e com isso a otimização do espaço físico é imediata, tanto em forma de investimento estrutural quanto aproveitamento deste espaço para atividades produtivas do seu “core business”.
O que é e para que serve o Serviço Arquivo de Documentos?
O Serviço de Arquivo de Documentos (também conhecido como arquivo morto) visa principalmente assegurar que a administração de documentos escriturais (em forma de papel) ou armazenados em mídias de dados, ambos acondicionados em caixas, seja feita de maneira precisa e segura a fim de prover total eficiência do serviço para o cliente. Além da total proteção, todos os arquivos são facilmente acessíveis para revisão e modificação de seu conteúdo quando necessário.
À medida que a informação envelhece talvez você precise acessá-la com menor frequência. Levando isto em consideração a Prado Chaves pode ajudá-lo a determinar a otimização de seus custos com a transferência das caixas para um padrão de armazenagem diferente ou outro plano de serviços. Para possibilitar práticas ideais de retenção, podemos designar a cada uma das caixas uma data fornecida pelo cliente, para avaliação de expurgo, que confirmaremos através de um serviço de notificação.
Em outras palavras, este serviço propõe às organizações a terceirização da gestão e custódia de documentos e arquivos inativos como forma de redução dos custos internos gerados pela administração destes arquivos.
Quais os benefícios da terceirização de Arquivo de Documentos para sua empresa?
Conheça os principais:
- Segurança e Preservação: qualquer que seja o seu motivo para terceirizar a guarda de seu arquivo de documento ou mídia de dados, quando confiado a uma empresa com estrutura ideal para este fim, a segurança e preservação do seu bem é totalmente garantida.
- Mais espaço físico sem custos diretos para estrutura: para empresas que destinam boa parte do seu espaço para acervo de documentos, principalmente os de baixa frequência de acesso, este serviço é a solução para otimizar tal área que poderá ser destinada apenas às atividades com fins lucrativos.
- Localização e recuperação imediatas: com as ferramentas e sistemas “web” para indexação de caixas e de seus conteúdos, a busca aos seus documentos leva apenas alguns segundos. Isso porque, junto ao código de identificação das caixas, estão vinculadas todas as informações de localização em nosso arquivo.