Serviço de Guarda de Documentos
Qual o valor do espaço físico para seu negócio?
Redução de custos é uma das chaves para o mercado corporativo e quando falamos neste assunto o valor pago por cada m² destinado ao acervo de documentos torna-se muito caro, uma vez que este precioso espaço poderia ser destinado a atividades lucrativas. Com isto, cada vez mais tem crescido o número de organizações que buscam empresas especializadas em guarda de documentos ou armazenagem de arquivos.
Manter um arquivo em condições ideais ou localizar documentos em acervos desorganizados custa caro e ainda devemos considerar que o armazenamento inadequado de papéis enfatiza o acúmulo de poeira e a proliferação de pragas e insetos. Assim, a terceirização da Guarda de Documentos é uma solução que também contribui para um ambiente de trabalho limpo e organizado.
Para que serve o serviço de Guarda de Documentos?
O serviço de Guarda de Documentos ou Arquivos tem como finalidade terceirizar a guarda e a preservação do seu acervo de documentos, mantendo-o em condições adequadas, além do fácil acesso à sua localização, uma vez que antes de serem arquivados tais documentos podem ser organizados, catalogados e indexados em um sistema de acompanhamento via Web
Quais os benefícios em terceirizar a armazenagem de seus arquivos? Conheça os principais:
- Mais espaço físico para seu negócio: com a terceirização de arquivos e documentos o espaço físico, antes destinado a este fim, poderá ser utilizado em atividades produtivas que priorizem o seu negócio.
- Preservação do acervo original: Com os arquivos e documentos sob a custódia de uma empresa especializada neste tipo de arquivamento, a sua preservação e integridade estão garantidas.
- Segurança: o sigilo das informações contidas nos documentos e arquivos armazenados é absoluto. Somente usuários autorizados terão acesso a tais informações e todas as movimentações relativas ao arquivo são auditadas.
- Acesso à localização do seu documento via web: com software e tecnologia adequados, todos os documentos podem ser catalogados e registrados com suas devidas informações e localização física, facilitando assim seu resgate e diminuindo exponencialmente o tempo de resposta à solicitação do arquivo físico.