Saiba quais são os benefícios que o GED pode proporcionar à sua empresa

A sigla significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos, e possui a capacidade de organizar e manter em segurança todas as informações contidas nele através de um sistema totalmente web.

Logo, não é necessário que haja gastos com impressões e cópias de documentos, o que reduz bastante os gastos da empresa.

Além de todas as atividades ter uma dinâmica mais organizada e produtiva, já que todos os documentos estão em um sistema acessível.

Quer saber mais sobre esse assunto? Confira comigo!

Gestão Eletrônica de Documentos

Não importa o porte da empresa, todos os segmentos que lidam com papéis precisam aderir esse sistema para manter os seus dados seguros. Inclusive, é possível segmentar os conteúdos dentro do Taugor GED, seja por data, importância, validade e entre outros.

Os resultados recorrentes desse investimento é notório, desde a dinâmica da empresa até redução de custos com impressões e cópias. Por conta do GED, os colaboradores conseguem focar nas estratégias da empresa, e não precisão mais ficar perdendo tempo procurando ou organizando documentos.

Vantagens de utilizar o GED na sua empresa

• Extrema velocidade e precisão na localização de documentos;
• Total controle no processo de negócio;
• Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos;
• Melhor qualidade no atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas rápidas e precisas;
• Mais agilidade em transações entre empresas;
• Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade;
• Melhoria no processo de tomada de decisões;
• Maior velocidade na implementação de mudanças em processos;
• Obtenção de vantagem competitiva sustentável;
• Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas;
• Redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos em rede;
• Melhor aproveitamento de espaço físico;
• Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas);
• Evita extravio ou falsificação de documentos;
• Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos;
• Aproveitamento da base de informática já instalada na empresa;
• Integração com outros sistemas e tecnologias;
• Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP, SCM, CRMe BI;
• Continuidade de negócios: o GED é de grande auxílio para políticas de recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de acidentes;
• Facilitação às atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes.

Segmentos que podem aderir esse Software

Em suma, qualquer setor dentro da empresa que lide com documentos, pode aderir o software GED, bem como pessoas jurídicas, que precisam lidar com documentos e organiza-los com mais praticidade e segurança. Mas, confira alguns exemplos:

• Administrativa e Financeira;
• Escritórios de Advocacia;
• Recursos Humanos;
• Escolas e Universidades;
• Setor de Saúde;
• Jurídico;
• Entre outros.

Certificação digital

É equivocada a ideia de que somente documentos assinados à mão são validos. Na verdade, o avanço da tecnologia permitiu que novos métodos fossem aprovados e a partir de então, serem utilizados no nosso dia a dia.

Sendo assim, aliados as técnicas de certificação digital os documentos eletrônicos ganham segurança, garantindo autenticidade, integridade, não repúdio e validade jurídica, assegurada pela MP 2200-2/2001.

Gestão Documental e Sigilo

Se necessário, montamos uma estrutura dentro da sua empresa para mostrarmos que a digitalização de documentos pode influenciar, e muito, os resultados do seu negócio.

Para isso, garantimos o sigilo absoluto, por meio de contrato, das informações compartilhadas durante o processo de digitalização.

Gestão Documental deve ter Solução em Backups Empresariais

Backup é a cópia de dados de um dispositivo de armazenamento a outro para que possam ser restaurados, caso ocorra a perda dos dados originais.

Durante esse processo, pode acontecer de haver apagamentos acidentais, corrupção de dados, defeitos em hardwares, entre outros.

Porém, com a Gestão Documental e vantagens em Backups Empresariais é possível obter:

• Segurança no arquivamento dos dados;
• Fácil recuperação dos dados;
• Alta disponibilidade de informação;
• Rapidez de acesso e transferência de dados (depende muito da solução de Hardware);
• Solução GED e Etapas do Processo de Digitalização.

Escolhendo o Software GED correto e fazendo a implementação da forma adequada, os benefícios serão determinantes para o seu crescimento

Caso você queira mais informações sobre o nosso software, entre em contato conosco através do e-mail: contato@taugor.com.br.